Hva er en funksjon I og hvorfor er det viktig for timeføring og fakturagrunnlag

Innledning

En funksjon i timeføring er en kategori som beskriver hva arbeidet handler om. Den kan være en oppgave som "montering", en rolle som "prosjektleder", eller en type aktivitet som "møte med kunde". Funksjoner brukes til å skille mellom ulike typer arbeid innenfor samme prosjekt, slik at bedriften får bedre oversikt over hva tiden brukes til. For konsulenter og håndverkere som fakturerer timer er dette spesielt viktig, fordi ulike funksjoner ofte har ulike timepriser. Et godt timeføringssystem lar deg knytte hver time til både prosjekt og funksjon, slik at timelisten blir presis og fakturagrunnlaget blir dokumenterbart.

Hvorfor funksjoner gjør timeføring mer nyttig

Når du fører timer uten å angi funksjon, får du kun oversikt over totalt antall timer per prosjekt. Det kan være nok i enkle oppdrag, men så snart flere personer er involvert eller arbeidet varierer i pris, blir funksjonsinndeling nødvendig. En elektriker kan for eksempel ha én timepris for montering og en annen for feilsøking. Uten å knytte timene til riktig funksjon blir fakturagrunnlaget vanskelig å forklare, og bedriften mister verdifull innsikt i hva som tar mest tid. Mange norske bedrifter registrerer timer i Excel eller andre løsninger, men oppdager raskt at oversikten forsvinner når prosjektet vokser. Funksjoner løser dette ved å gjøre timene søkbare, filtrerbare og enklere å rapportere på.

Når du skal lage timeliste eller faktura, gir funksjonsinndeling deg mulighet til å vise kunden hva tiden har gått med til. I stedet for "40 timer på prosjekt X" kan du vise "20 timer design, 15 timer utvikling, 5 timer møter". Det gir transparens, bygger tillit og gjør det lettere å forsvare timeprisen. For bedriften selv gir det grunnlag for å vurdere om ressursene brukes riktig. Kanskje går for mye tid til administrasjon, eller kanskje en bestemt type oppgave tar lenger tid enn budsjettert. Uten funksjonsinndeling blir denne innsikten umulig å hente ut.

Hvordan funksjoner brukes i praksis

I Timero kan du registrere timer med både prosjekt og funksjon. Det betyr at hver time får to dimensjoner: hva den gjelder (prosjektet) og hva den handler om (funksjonen). Når du lager timeliste eller faktura, kan du gruppere timer etter funksjon og vise kunden en oversiktlig oppsummering. Systemet beregner automatisk riktig timepris basert på hvilken funksjon timen er knyttet til, slik at du slipper å gjøre det manuelt.

For konsulenter som jobber mot flere kunder er funksjoner spesielt nyttige. En konsulent kan ha funksjoner som "rådgivning", "analyse", "rapportskriving" og "oppfølging". Timene registreres underveis, og når måneden er omme kan konsulenten generere en timeliste som viser hvor mye tid som har gått til hva. Det gjør det enklere å fakturere timer til kunder og gir konsulenten selv innsikt i hvordan arbeidsdagen fordeler seg.

For håndverksbedrifter kan funksjoner være relatert til aktiviteter som "transport", "materiellhåndtering", "montering" og "opprydding". Det gjør det mulig å dokumentere alle fakturerbare timer, også de som ikke er selve arbeidet på stedet. Mange oppdragsgivere ønsker denne typen detaljer, og et system som håndterer funksjoner gjør det enkelt å levere.

Eksempler på vanlige funksjoner i ulike bransjer

• Konsulentbransjen: Rådgivning, analyse, møter, rapportskriving, testing, opplæring

• Bygg og anlegg: Montering, riving, transport, opprydding, feilsøking, etterkontroll

• Design og kreative fag: Konseptutvikling, design, revisjon, møter med kunde, produksjon

• IT og utvikling: Utvikling, testing, dokumentasjon, support, deploy, møter

• Prosjektledelse: Planlegging, koordinering, oppfølging, rapportering, budsjettkontroll

• Administrasjon: Fakturering, kundeservice, arkivering, intern kommunikasjon

Funksjoner og prosjektøkonomi

Når du har god inndeling av funksjoner, får du også bedre kontroll på prosjektøkonomi. Du kan se hvilke funksjoner som tar mest tid, og sammenligne det med hva som var budsjettert. Hvis designfasen tar dobbelt så lang tid som planlagt, kan du justere budsjett eller pris i neste prosjekt. Uten funksjonsinndeling blir denne innsikten vanskelig å få tak i. Timero gir oversikt over både timebudsjett og faktiske timer per funksjon, slik at du kan følge fremdriften underveis og justere før prosjektet går over budsjett.

For bedrifter med flere ansatte blir funksjoner også viktige for lønnsrapportering og fakturerbarhet. Noen funksjoner er fakturerbare, andre er interne. Å skille mellom dem gir bedriften oversikt over hvor mye arbeidstid som faktisk kan sendes til kunde, og hvor mye som går med til intern administrasjon. Det er et nøkkeltall for lønnsomhet, og det får du kun hvis timene er knyttet til riktige funksjoner.

Vanlige spørsmål