Timeregistreringssystem – slik velger du riktig løsning for din bedrift

Hvordan fungerer et timeregistreringssystem?

Arbeidsflyten starter med at en kunde og et prosjekt registreres i systemet. Når arbeid utføres, registreres timer på riktig kunde og prosjekt. Systemet knytter en timepris til prosjektet, slik at registrerte timer danner fakturagrunnlag. Når perioden er ferdig, kan virksomheten hente ut en oversikt over alle timer som skal faktureres, eventuelt eksportere disse direkte til fakturasystemet eller regnskapsprogrammet.

I stedet for å føre timer i Excel, på papir eller i hodet, får bedriften ett sted der alle timer samles. For virksomheter med flere ansatte kan hver ansatt registrere egne timer, mens administrator får samlet oversikt på tvers av ansatte, kunder og prosjekter. Når timeføringen er digital, forsvinner risikoen for at timer blir glemt, lagt inn på feil kunde eller unøyaktig anslått i ettertid.

Hvem trenger et timeregistreringssystem?

Systemet passer for virksomheter som fakturerer basert på medgått tid. Dette gjelder konsulenter, håndverkere, frilansere, rådgivere, kreative byrå og små bedrifter som jobber prosjektbasert. Hvis virksomheten har flere kunder, leverer ulike typer oppdrag eller har ansatte som jobber på ulike prosjekter samtidig, blir behovet for et system tydelig.

Selvstendig næringsdrivende bruker systemet for å holde oversikt over egne timer, kunder og fakturagrunnlag. Konsulenter trenger å skille mellom fakturerbare timer og intern tid, og dokumentere hva som er levert til hver enkelt kunde. Håndverkere jobber ofte ute på oppdrag og trenger en løsning som fungerer fra mobil, slik at timer kan registreres underveis i stedet for å huske og føre inn alt i etterkant. Små bedrifter med ansatte trenger et system der alle kan registrere egne timer, samtidig som administrator får samlet oversikt og kontroll.

Hva bør et godt timeregistreringssystem inneholde?

Et godt system gjør det enkelt å registrere timer, knytte dem til riktig kunde og prosjekt, og bruke dem videre som fakturagrunnlag. Funksjonene som betyr mest i praksis er:

• Enkel registrering av timer: Ansatte eller innehavere skal kunne føre timer raskt, enten manuelt eller med start/stopp-timer som måler medgått tid automatisk.
• Kunder og prosjekter: Timer registreres på riktig kunde og prosjekt, slik at oversikten blir tydelig og fakturagrunnlaget riktig.
• Fakturerbare og ikke-fakturerbare timer: Skiller mellom arbeid som skal faktureres og intern tid, slik at virksomheten ser hvilke timer som gir inntekt.
• Timepris og fakturagrunnlag: Systemet knytter timepris til prosjektet og regner ut hva som skal faktureres basert på registrerte timer.
• Mobilapp og web: Ansatte registrerer timer der de jobber, enten fra kontoret eller ute på oppdrag.
• Oversikt og rapportering: Administrator får samlet oversikt over timer per kunde, prosjekt, ansatt og periode, slik at det blir enklere å følge opp økonomi og fremdrift.
• Flere ansatte og brukere: Når virksomheten vokser, må systemet støtte flere brukere med ulike roller og tilganger.
• Eksport og integrasjoner: Registrerte timer kan eksporteres til fakturaprogram, regnskapssystem eller brukes videre i økonomioppfølgingen.

Disse funksjonene er viktige fordi de samler hele arbeidsflyten fra registrert arbeid til fakturagrunnlag på ett sted. For små bedrifter er det bedre å velge et system som dekker de viktigste behovene enn å investere i store, kompliserte ERP-systemer med funksjoner virksomheten aldri bruker.

Hvordan velge riktig timeregistreringssystem?

Valget starter med å vurdere hvordan virksomheten faktisk jobber. Hvor mange kunder og prosjekter har bedriften? Jobber ansatte ute på oppdrag eller på kontoret? Skal timer brukes videre til fakturering, eller kun som intern oversikt?

De viktigste vurderingene er:

1. Hvor enkelt det er for ansatte å registrere timer, både fra mobil og web 2. Om timer kan knyttes til kunder og prosjekter 3. Om virksomheten trenger fakturerbare timer og timepriser 4. Hvordan registrerte timer brukes videre til fakturering 5. Hvor god oversikt administrator får over timer, kunder og prosjekter 6. Om løsningen fungerer når virksomheten får flere ansatte 7. Pris og hvor komplisert systemet er å ta i bruk

For små bedrifter er det beste systemet ikke alltid løsningen med flest funksjoner. Det beste systemet er det som dekker virksomhetens reelle behov, er enkelt å ta i bruk, og som ansatte faktisk bruker.

Excel eller timeregistreringssystem?

Excel kan fungere for svært enkel timeføring, spesielt for én person og få prosjekter. Utfordringene øker raskt når virksomheten får flere kunder, prosjekter eller ansatte. Risikoen for feil og dobbeltarbeid blir større, og administrator bruker mer tid på å sammenstille timer enn å følge opp arbeidet.

Vanlige utfordringer med Excel:

• Glemte timer som aldri blir registrert
• Flere versjoner av regneark som ikke stemmer overens
• Manuell sammenstilling når timer skal brukes til fakturering
• Timer ført på feil prosjekt eller kunde
• Feil i fakturagrunnlaget som fører til tapte inntekter
• Manglende oversikt over hva som faktisk er levert
• Tid brukt på administrasjon som kunne vært brukt på verdiskapende arbeid

Når virksomheten merker at Excel tar for mye tid, at timer går tapt, eller at feil i fakturagrunnlaget skjer regelmessig, er det på tide å vurdere et dedikert timeregistreringssystem. Overgangen blir enklere jo tidligere den skjer, siden systemet får tid til å bli en del av rutinene før arbeidsmengden blir stor.

Timeregistreringssystem for ulike typer virksomheter

Selvstendig næringsdrivende og frilansere

For selvstendig næringsdrivende er behovet enkelt: registrere timer på riktig kunde og prosjekt, holde oversikt over hva som kan faktureres, og få timer over i fakturagrunnlag uten unødvendig administrasjon. Løsningen bør være enkel å ta i bruk, fungere på mobil og web, og koble sammen timer, timepris og fakturagrunnlag.

Konsulenter

Konsulenter fakturerer basert på medgått tid og trenger god dokumentasjon på hva som er levert. Systemet må skille mellom fakturerbare timer og intern tid, støtte ulike timepriser for ulike typer oppdrag, og gi oversikt per kunde og prosjekt. Mange konsulenter jobber også på flere prosjekter samtidig, og trenger derfor et system som gjør det enkelt å bytte mellom kunder uten å miste oversikten.

Håndverkere

Håndverkere jobber ofte ute på oppdrag og trenger en løsning som fungerer fra mobil. Timer må registreres raskt underveis i arbeidet, uten at det tar tid fra kundeoppdraget. Systemet bør være enkelt å bruke, knytte timer til riktig kunde og prosjekt, og gjøre det enkelt å hente ut fakturagrunnlag når prosjektet er ferdig.

Små bedrifter med ansatte

Når virksomheten har flere ansatte, må systemet støtte at hver ansatt registrerer egne timer, samtidig som administrator får samlet oversikt. Bedriften trenger å se timer på tvers av ansatte og prosjekter, og få rapporter som viser hva som er levert, hva som kan faktureres, og hvor lønnsomt arbeidet har vært.

Timero som timeregistreringssystem

Timero er et norsk timeregistreringssystem utviklet for virksomheter som ønsker et enkelt og moderne verktøy for å samle kunder, prosjekter og timer på ett sted. Løsningen passer for selvstendig næringsdrivende, konsulenter, håndverkere og små bedrifter med ansatte.

I Timero registreres arbeid på riktig kunde og prosjekt, timer knyttes til timepris, og registrerte timer brukes videre som fakturagrunnlag. Systemet fungerer på både web og mobil, slik at ansatte kan registrere timer der de jobber. Administrator får oversikt over timer på tvers av ansatte, kunder og prosjekter, og kan hente ut rapporter som viser hva som er levert og hva som kan faktureres.

Timero er bygget for virksomheter som har vokst ut av Excel eller som ønsker å samle timeføring, prosjektoversikt og fakturagrunnlag i ett system. Løsningen utvikles tett sammen med brukerne, slik at funksjonene som kommer inn er basert på reelle behov fra bedrifter som bruker systemet i hverdagen. Resultatet er et verktøy som gir bedre oversikt, mindre administrasjon og mer tid til verdiskapende arbeid.

Vanlige spørsmål