Timeføring app – fra mobilregistrering til fakturagrunnlag

Hva er en app for timeføring?

En timeføring app er et digitalt verktøy som registrerer arbeidstimer, enten gjennom start/stopp-funksjon eller manuell logging. Forskjellen mellom en ren stemplingsapp og en fullverdig timeføringsløsning ligger i hvordan timene knyttes videre. En stemplingsapp registrerer arbeidstid. En timeføringsapp registrerer arbeidstid på kunde, prosjekt og oppgave, og lar brukeren beskrive hva som ble gjort. Når timene senere skal brukes som fakturagrunnlag, finnes de allerede på riktig sted med riktig timepris.

Behovene varierer. Noen virksomheter trenger først og fremst registrering av arbeidstid for å dokumentere arbeidstimer. Andre selger timer og trenger å vite hvilken kunde og hvilket prosjekt tiden tilhører. En håndverker som registrerer 3,5 timer hos en kunde må senere kunne knytte timene til kundens faktura. En konsulent som arbeider på flere prosjekter samtidig trenger oversikt over hvor tiden brukes og hvilke timer som er fakturerbare.

Hvorfor føre timer på mobilen?

Å registrere timer mens arbeidet utføres eller rett etterpå reduserer risikoen for glemte timer. Når timeføringen skjer mens arbeidet er ferskt i minnet, blir registreringen mer nøyaktig. En håndverker som avslutter et oppdrag hos en kunde kan registrere arbeidstiden på riktig prosjekt direkte fra mobilen. Timene er dermed allerede registrert når administrasjonen senere skal lage fakturagrunnlaget.

Mobil timeføring gir også bedre oversikt over hvilke prosjekter tiden brukes på. I stedet for å samle papirbaserte timelister eller Excel-filer fra flere ansatte, samles alle registrerte timer på ett sted. For virksomheter som fakturerer timer gir dette et mer komplett fakturagrunnlag og mindre behov for manuell etterbehandling.

Hva bør en god timeføring app inneholde?

En god app for timeføring løser konkrete problemer. Enkel registrering av timer betyr at brukeren kan starte og stoppe en timer eller registrere tiden manuelt uten unødvendige klikk. Registrering av pauser sikrer at fakturerbar tid beregnes riktig. Mulighet til å knytte timer til kunder og prosjekter gjør at timene havner på riktig sted med en gang.

Beskrivelse av utført arbeid gjør det enklere å dokumentere hva som ble gjort. Skillet mellom fakturerbare og ikke-fakturerbare timer sikrer at fakturagrunnlaget blir riktig. Timepris per kunde eller prosjekt gjør det mulig å beregne fakturagrunnlag automatisk. Oversikt over registrerte timer gir både bruker og administrator kontroll på hva som er registrert.

For virksomheter med ansatte er roller og tilganger nødvendig. Ansatte skal kunne registrere egne timer, mens administrator får samlet oversikt. Mulighet til å bruke både mobil og web sikrer at timeføring kan skje der arbeidet utføres, mens rapporter og fakturagrunnlag kan hentes ut fra PC.

Timeføring app for ulike typer virksomheter

Selvstendig næringsdrivende og frilansere

For selvstendig næringsdrivende handler timeføring om å registrere timer på riktig kunde og prosjekt slik at fakturagrunnlaget blir riktig. Enkel registrering, oversikt over fakturerbare timer og mulighet til å knytte timepris til hvert prosjekt er viktigere enn avansert funksjonalitet.

Håndverkere

Arbeidet utføres ofte utenfor kontoret. En håndverker som jobber hos en kunde trenger en app som gjør det mulig å registrere timer raskt fra mobilen på riktig kunde og prosjekt. Timene skal senere kunne brukes som fakturagrunnlag uten manuell etterbehandling.

Konsulenter

Konsulenter arbeider ofte på flere kunder og prosjekter samtidig. Timeføringen må skille mellom fakturerbare og ikke-fakturerbare timer, tillate beskrivelser av utført arbeid og støtte ulike timepriser per kunde eller prosjekt. Oversikt over registrerte timer gir grunnlag for fakturering og prosjektoppfølging.

Små bedrifter med ansatte

Når flere ansatte skal føre timer, trenger virksomheten en løsning der ansatte enkelt kan registrere egne timer mens administrator får samlet oversikt. Roller og tilganger sikrer at hver bruker kun ser det som er relevant, mens administrator har tilgang til rapporter og fakturagrunnlag.

App eller Excel for timeføring?

Excel kan fungere ved svært enkle behov. Når virksomheten kun har én bruker, én kunde og ingen behov for fakturagrunnlag, kan et regneark være nok. Utfordringene øker med flere kunder, prosjekter og ansatte. Glemte timer, registrering flere dager senere, flere versjoner av samme regneark og timer registrert på feil prosjekt er vanlige problemer.

Manuell sammenstilling av timelister fra flere ansatte tar tid. Beregning av fakturagrunnlag krever at timepris og antall timer multipliseres manuelt. Manglende samlet oversikt gjør det vanskelig å se hvor tiden brukes. Når disse problemene begynner å ta tid, kan det være hensiktsmessig å gå over til en dedikert app.

Fra timeføring på mobilen til fakturagrunnlag

Verdien av en timeføringsapp ligger ikke bare i å registrere antall timer. For virksomheter som selger tid er det viktig at timene senere kan kobles til kunden, prosjektet og faktureringen. Arbeidsflyten ser slik ut: kunde → prosjekt → utført arbeid → timeføring i app → timepris → fakturagrunnlag → fakturering.

En konsulent arbeider 3,5 timer på et kundeprosjekt. Tiden registreres direkte på prosjektet i appen. Når kunden skal faktureres, finnes timene allerede på riktig prosjekt og kan inngå i fakturagrunnlaget. Behovet for manuell etterbehandling forsvinner. Oversikten over prosjektøkonomi blir mer nøyaktig.

Timero som app for timeføring

Timero gjør det mulig å samle kunder, prosjekter og timer på ett sted. Brukere kan registrere arbeid på riktig kunde og prosjekt, og registrerte timer kan knyttes til timepris og brukes videre som fakturagrunnlag og for økonomisk oversikt. Timero kan brukes på både mobil og web og passer blant annet for selvstendig næringsdrivende, frilansere, konsulenter, håndverkere, små bedrifter og bedrifter med ansatte som skal føre timer.

En bruker kan registrere tiden der arbeidet skjer, mens virksomheten samtidig har samlet oversikt på web. Dette gjør at timeføring skjer fortløpende uten at administrator mister kontrollen. Løsningen utvikles tett sammen med brukerne, og mange av funksjonene som finnes i dag er et resultat av konkrete innspill fra bedrifter som bruker systemet i praksis.

Hvordan føre timer med Timero?

1. Velg kunde og prosjekt 2. Start timeren eller registrer tiden 3. Registrer eventuell relevant informasjon om arbeidet 4. Avslutt eller lagre timeregistreringen 5. Timene ligger på riktig prosjekt 6. Bruk registrerte timer videre til oversikt og fakturagrunnlag

Arbeidsflyten er enkel og direkte. Brukeren registrerer timer der arbeidet skjer. Timene havner på riktig kunde og prosjekt med en gang. Fakturagrunnlaget er allerede bygget når arbeidet er ferdig.

Hvordan velge riktig app for timeføring?

Den beste løsningen er ikke nødvendigvis appen med flest funksjoner. For små virksomheter er enkel og rask timeføring ofte viktigere enn et komplisert system med funksjoner de ikke bruker. Vurder om bare én person eller flere ansatte skal føre timer. Skal timer registreres på kunder og prosjekter, eller er det nok å registrere arbeidstid generelt? Trenger virksomheten start/stopp-timer, eller holder det med manuell registrering?

Skal timer brukes som fakturagrunnlag? Da må løsningen støtte timepris, fakturerbare timer og prosjektkobling. Trenger virksomheten både mobilapp og web? Ansatte som arbeider ute hos kunder trenger mobil timeføring, mens administrator ofte trenger rapporter og oversikt fra PC. Er løsningen enkel nok til at ansatte faktisk bruker den? Hvis timeføring krever for mange klikk, synker bruken. Kan løsningen vokse med virksomheten? Små bedrifter blir større. Løsningen bør kunne håndtere flere brukere og prosjekter uten at alt må bygges om.

Vanlige spørsmål